Еженедельные отчеты. Как оптимизировать создание и отправку

Любите ли вы рутину так, как люблю ее я? Пост про оптимизацию отправки маркетинговых отчетов.

Зачем это все?

Еженедельно мы отправляем клиентам отчеты об эффективности рекламы и наши комментарии по показателям. Есть большой Excel отчет, в котором cобраны все возможные срезы, разбивки по каналам, кампаниям. Его анализируем мы и маркетологи на стороне клиента.
сквозная аналитика
Пример отчета по эффективности
Чтобы руководители могли в течение двух минут понять, что происходило с маркетингом за последние 7 дней мы отправляем им короткое аналитическое письмо. Только с ключевыми показателями.
Начало аналитического письма
А также скриншоты важных срезов, с выделением важных показателей, например, необычных всплесков или падения заказов.
маркетинговый отчет
Рост количества заказов с контекста, при уменьшении рекламного бюджета
Отправка аналитического письма для меня задача не из приятных. Она повторяется из недели в неделю и одно письмо занимает 1,5 часа. 5 писем — это целый рабочий день. При этом их нельзя отдать помощнику: помимо описаний мы пишем выводы, а помощники не всегда могут правильно их интерпретировать, так как не погружены в проект. Поэтому я внедрил автоматизацию отправки отчётов и возможно, она будет полезна и вам.

Готовим письмо

Работаем в гугл-документах
Отчеты лежат в отдельной папке в гугл-драйве. Каждую неделю я делаю копию предыдущего отчета и меняю в названии дату. Отчеты лежат в облаке, к ним всегда можно обратиться и добавить или поменять текст.

Размечаем в названиях даты
Чтобы держать документы в порядке и не запутаться в десятках однотипных названий, я прописываю в названии диапазон дат отчета.
маркетинговая аналитика
Скриншот из Гугл-драйва
Получаем цифры из Excel в документ текстом
Чтобы не копировать и вставлять по одной цифре из отчета Excel, я получаю все необходимые цифры с помощью формул на отдельном листе отчета. Копирую блок ячеек и вставляю их в документ. Для этого понадобится функция СУММАЕСЛИ. Спасибо, тому кто придумал эту фишку у нас в агентстве, ты сэкономил много часов жизни.
автоматизация маркетинга
Формируем данные из отчета на отдельный лист, для вставки в отчет
Делегируем черновик отчета помощникам
Я сделал инструкцию помощнику, по каким срезам нужны скриншоты, что нужно выделять и какие показатели описывать. Теперь я получаю черновик со скриншотами и описанием. Описание констатирует числовые метрики, в которых трудно ошибиться, и я добавляю выводы.
маркетинговый отчет
«На отчетной неделе незначительно снизилась стоимость клика (16 руб. / 17 руб.), количество заказов сократилось (859 / 805). Стоимость заказа незначительно увеличилась» — пример описания от помощника.

Отправляем письмо

Добавялем в шапку документа тему письма и адресатов
Чтобы каждый раз не вспоминать, кому какой нужно отправить отчет, кого поставить в копию, добавил в шапку документа поля «Кому» и «Копия». Туда же добавил тему письма. Она одинаковая для всех, только с разными датами, чтобы всегда можно было найти письма в почте.
Тема письма и адресаты в шапке докса
Не тратим время на форматирование
Гугл-документы поддерживают форматы, которые передаются в gmail, поэтому я не форматирую письма после написания. Копирую и вставляю:-) Что делать, если у вас не gmail почта? Срочно перейти на нее, без вариантов. Оставьте Outlook для Почты России и Сбербанка (прости Герман Оскарович).
Чтобы отправлять письма вовремя
С созданием писем разобрались. Теперь немного про то, как отправлять письма вовремя.

Повторяющаяся задача в менеджере задач
Выполнять рутинные задачи не думая, экономить «мыслетопливо» мне помогает повторяющаяся задача и чек-лист.
Скриншот из таск-менеджера
Получаем и проверяем все данные заранее
Чтобы письмо ушло в четверг, мне нужно получить отчет и черновик письма во вторник. Проверить цифры, посмотреть оформление, добавить выводы и отправить. И заложить один день, на непредвиденные обстоятельства. Поэтому задачу на написание черновика письма я ставлю в понедельник. Есть интересная статья «Сначала поручи, потом делай», рекомендую к прочтению.
В результате, на аналитическое письмо я трачу полчаса, вместо полутора. Рутинная работа не развивает, но ее нужно делать. Если не получается полностью автоматизировать, то разбиваем на процессы и немного оптимизируем каждый. Люди должны думать, роботы должны работать.