Конспект курса Максима Дорофеева «Техника доведения дел до ума»

Я думал, что мне поможет тайм-менеджмент, супер-тулза для управлением задачами и фильм «Секрет». Он должен был раскрыть сакральные тайны мироздания. Но все пошло иначе...
10 лет назад, когда у нас еще не было тотального интернета, смартфонов мы могли долго фокусироваться на одной задаче. Например, собирать большой пазл 2 часа. Сейчас, по исследованиям, мы концентрируемся в среднем 12 секунд. Как успевать больше, доводить дела до конца и фокусироваться на задаче я узнал из тренинга Максима Дорофеева. Пост — конспект моих заметок, материалы для изучения техники в конце.
С чем живем?
Сначала нужно разобраться с нашим мозгом. Большинство действий:
— иррациональны;
— импульсивны;
— действуют на автопилоте.

Экономия масштаба
В экономике, чем больше партия, тем дешевле себестоимость единицы продукции.
В планировании, чем больше задач, тем больше времени уходит на одну задачу.

Мыслительный процесс коровы
Когда задачи находятся в голове, мы находимся одновременно в разных местах. Во время работы думаем, что не выспались, хотим спать. Во время сна, думаем о невыполненных задачах на работе.

Классические приоритеты
В классическом тайм-менеджементе есть 2 приоритета — срочное и важное. В реальной жизни, человек идет по пути меньшего сопротивления, берется в первую очередь за понятное.

Особенности мозга
— мозг либо запоминает информацию, либо думает. Совмещать обе функции получается плохо;
— мозг не может много думать;
— память работает криво. Рабочая (быстрая) память мешает думать. В долговременную (умную) тяжело записывать информацию. Так же, у нас нет никакой гарантии подлинности фактов при чтении;
— запуск процесса мышления процесс неприятный, энергозатратный и иногда произвольный (случайные воспоминания задач, которые нужно «не забыть» в кровати, в машине).

Как усваивать больше информации в конспекте курса «Учимся, как правильно учиться» (откроется в новом окне)
Как с этим жить дальше?
Нужно экономить ресурс мозга, в терминологии Максима — «мыслетопливо». Это можно сделать следующим образом:

— разгрузить рабочую память → использовать внешние хранилища задач, доверять системе управления задачами, регулярно хранилище очищать и разбирать;
— минимизировать повторение мыслей → правильно формулировать задачи;
— уменьшить время переключения → отключить уведомления, работать «помидорами»;
— регулярно восстанавливаться → сон, спорт, йога.

Основная концепция техники пустого инбокса

В основе техники лежит «разделение» человека на:
— обезьяну, она живет бессознательно, хочет нас отвлечь, идет по пути меньшего сопротивления. Ей можно отдавать простые и хорошо сформулированные задачи. Обезьяна не умеет думать, она умеет делать простые операции;
— человека рационального, он думает, планирует, решает сложные задачи. При этом тратит много мыслетоплива, запускать человека на простые задачи не рационально.

Когда приходит уведомление из соц. сети, обезьяна сразу хочет его прочитать, ведь оно «такое важное». Задача человека — проверять приемники входящих, пополнять список задач и скармливать простые задачи обезьяне. Сначала думаем, потом делаем.

* Исключение составляет «правило 5 минут». Если задача требует до 5 минут, ее можно сделать сразу, не тратя время на обдумывание и занесение в список.

Работа со входящим

Входящее — это вся информация, которую мы потребляем и которая потребляет нас. Это — задачи, проекты, встречи и информация.

Задачи

Задача — это понятное действие, которое нужно сделать.

«еженедельный отчет
» — плохой пример задачи. Не понятно, что конкретно нужно выполнить — прочитать, подготовить, защитить, отправить?
«отправить клиенту ххх еженедельный отчет за период 12-18 декабря» — хороший пример задачи.

Как работать с задачами?

— формулировать так, чтобы мы поняли что нужно сделать не «включая» мозг. Работает и с задачами себе, и с задачами для других. Чем менее квалифицирован исполнитель, тем точнее нужно формулировать задачу. Советы от Максима — глагол в начале, наличие сказуемого, дополнительная информация;
— задача должна быть выполнима за 1-2 помидора. Если задача потребует больше времени, нужно ее разбить. Отправить отчет клиенту → проверить отчет от Васи, написать сопроводительное письмо, отправить отчет клиенту;
— формулировка должна совпадать с действием. Если вам нужно отправить отчет, задача должна называться «отправить отчет», а не «сделать отчет», подразумевая, что его нужно отправить.

Прилетающие задачи

— задача в голове кажется более важной, чем задача в списке;
— если вам приходит «срочная» задач от руководителя или коллег, запишите ее, в конце вашего «помидорного цикла» вернитесь к ней. Вы трезво оцените на срочность и примите решение.

Ведение проектов

Проект — сложная конструкция, которую в экономном режиме мозга не сделать. Пример — написать книгу, облететь землю на воздушном шаре. Чтобы проекты двигались нужна наша «мозговая поддержка».

Методы ведения проектов

Есть два варианта ведения проекта:
— простой, если вам понятно как проект будет развиваться дальше. Вы думаете, что я прямо сейчас за 25-30 минут могу сделать для проекта и делаете;
— сложный, если вы в тупике и не знаете с чего начать/продолжить. Делаете мозговой штурм, ставите конечную цель и составляете список первых шагов (считай, задач для обезьяны). Для этого используйте ментальные карты.

Подробнее про ментальные карты и мозговой штурм.


Встречи
Встречи жестко привязаны ко времени и дате. Для секций, пробежек, повторяющихся занятий где кроме вас никого нет, лучше так же заводить события в календаре. Чтобы не забыть и не планировать на это время что-то другое.

Информация
Хранилище статей, материалов, сайтов, которые вы когда нибудь возможно будете использовать. Тут все понятно, используем Evernote, Diigo или аналог.


Лайфхаки работы с почтой
— обрабатывать письма пачками, например, с утра и в обед;
— держать почтовый инбокс пустым, то есть у вас не должно оставаться писем после разбора. Они или убираются в архив, если это информация. Или по ним делается задача и они убираются в архив;
— отдельная папка, куда собираются рассылки, уведомления из соц. сетей. К ним обращаемся, когда хотим и когда есть время;
— убрать все галочки, флажки, напоминания в почте. Максим настроил фильтр, что у него все письма попадают в инбокс прочитанными, чтобы не было разницы между прочитанным и непрочитанным письмом. Мне этот метод не понравился.

Поддержание системы
Чтобы хранилище задач не поросло плесенью, нужно его регулярно очищать:
— поставьте регулярную задачу на обзор инбокса ежедневно и еженедельно;
— делайте грубый дедлайн, ежедневная очистка 10 минут, еженедельная 15;
— сделайте чек-листы проверки инбоксов.

Чек-лист ежедневного обзор
— обработать задачи на сегодня → завершить, перенести, делегировать. Нужно принять решение, что вы дальше будете делать с каждой задачей;
— очистите все инбоксы — почта, блокноты, смски;
— посмотреть сделанное за сегодня, похвалить себя;
— посмотреть задачи и календарь на завтра.

Чек-лист еженедельныого обзор
— провести ежедневный обзор;
— посмотреть список проектов, назначить по ним следующие шаги;
— посмотреть задачи, выполненные за неделю;
— запланировать задачи на следующую неделю.
Инструменты и что делать дальше
На тренинге практически не говорили о конкретных инструментах, таск-менеджерах. Все они примерно одинаковые, несовершенные, но с этим можно жить. Самые популярные Todoist, MaxDone. Для ментальных карт — Meindmeister (я пользуюсь им, красивый, облачный, многопользовательский), XMind (бесплатный, но без многопользовательского режима и облака), MindMup (бесплатный, живет в облаке, но дизайн и интерфейс так себе).

Материалы
Материалы по технике пустого инбокса
Форум продуктивных
Сайт Максима Дорофеева